In deze uitzonderlijke tijden van corona is thuiswerken niet meer weg te denken. Duizenden medewerkers van bedrijven richten hun huis in als kantoor en maken zich klaar om vanop hun home desk hun klanten zo goed mogelijk te helpen. Gelukkig bestaan er in onze huidige maatschappij tal van middelen om de communicatie tussen klant en medewerker vlot te doen verlopen. We schakelen over van face-to-face communicatie naar virtuele communicatie. Skype is een van de of misschien wel dé voornaamste manier om virtueel in contact te staan met een klant of interviewer. Wij bereiden je graag voor op een professioneel gesprek:
Controleer het geluid en de camera
Het is handig, alvorens je een Skype gesprek begint, te controleren of de camera en het geluid van jouw computer werken. Test even met een collega of alles werkt. Het is niet prettig om een gesprek te beginnen met een zoektocht naar technische mankementen. Het is bovendien zeer tijdrovend voor je gesprekspartner die aan de andere kant van het scherm zit.
Kijk in de camera, niet naar het scherm
Ook kunnen we je meegeven dat wanneer je in de camera kijkt dit een heel pak professioneler overkomt dan wanneer je naar je virtuele ik staart. Het is zeer verleidelijk om naar jezelf of naar de persoon met wie je een afspraak hebt te kijken tijdens een Skypesessie. Probeer dit te vermijden. In de camera kijken is de enige correcte manier om oogcontact met de interviewer te houden.
Kleed je netjes op
Een skype gesprek is exact hetzelfde als een fysiek gesprek wanneer het aankomt op kleding. Het is dus belangrijk om je (of het deel dat zichtbaar is voor de camera) op dezelfde manier te kleden dan wanneer je een fysieke afspraak hebt. Wanneer je van thuis uit werk breekt het ook vaak je dag wanneer je je ‘morgens toch deftig aankleedt. Na de werkuren doet het extra veel deugd wanneer je terug kan overschakelen naar je training.
Een profiel dat professioneel oogt
Je Skype- foto en -gebruikersnaam vormen meteen de eerste indruk van jezelf bij de persoon aan de andere kant. Zorg er dus voor dat deze professioneel zijn. Bijnamen zijn hiervoor niet geschikt. Bedrijven maken vaak foto’s van hun medewerkers waarop ook hun logo gezet wordt, dit is de ideale foto voor op jouw Skype profiel. Functies kunnen sinds kort ook toegevoegd worden, daar kan je kort noteren welke taak jij vervult in het bedrijf bijvoorbeeld: HR Officer at Le Grand & Associates.
“We schakelen over van face-to-face communicatie naar virtuele communicatie.“
Neem je omgeving in acht
Zorg voor een neutrale achtergrond in een rustige omgeving zodat je gesprekspartner niet steeds wordt afgeleid. Vraag aan je partner, kinderen, huisgenoten of andere aanwezigen om even niet binnen te komen. Is er toch onvermijdelijk lawaai gebruik dan een headset of earpods. Probeer jezelf ook in de mate van het mogelijke af te zonderen van onvermijdelijke geluiden. Bovendien verbeteren een headset of earpods de geluidskwaliteit van een gesprek en zijn dus zeker aan te raden. Als laatste kunnen we je meegeven dat je best ook andere overbodige programma’s op je computer sluit. Whats App notificaties krijgen tijdens een Skype gesprek is voor beiden lastig en heel onprofessioneel.
